UNIEK LANDLOPERSARCHIEF ONLINE
Vincent Stedema, medewerker informatisering Drents Archief
Joke Wolff, medewerker communicatie Drents Archief
Op 25 mei heeft het Drents Archief onder grote mediabelangstelling een database gelanceerd met 80.000 namen uit de registers van de 19de-eeuwse Drentse armenkoloniën. Het bestand maakt onderdeel uit van DrenLias, de genealogische site van het Drents Archief.
Aanleiding voor het project
Sinds enige jaren zijn de gegevens uit de akten van de Burgerlijke Stand van de provincie Drenthe in DrenLias opgenomen. Nu richt het Drents Archief zich op het vervolg: welke andere gegevensbestanden komen in aanmerking voor opneming in de genealogische database? Hierbij kijken we niet alleen naar de eigen collectie, maar ook naar gegevens die door andere instellingen of door particulieren zijn verzameld. Uitgangspunt hierbij is het bieden van meerwaarde voor de onderzoeker door een zo compleet mogelijk beeld te geven van de bewoners van Drenthe door de eeuwen heen.
Al langere tijd had het Drents Archief het plan om persoonsgegevens uit de Drentse armenkoloniën te digitaliseren. De directe aanleiding om begin 2008 over te gaan tot het opzetten van het project, was het boek Het pauperparadijs van Suzanna Jansen, dat eind januari zou verschijnen. Het Drents Archief wilde de verwachte aandacht van de pers voor dit boek aangrijpen om zijn collecties onder de aandacht te brengen en bezoek aan de studiezaal te genereren. Onder het motto: "Je moet het ijzer smeden als het heet is", hebben we de keuze gemaakt om gegevens die snel te digitaliseren en online te zetten zijn als eerste aan te pakken.
Uitgangssituatie
De keuze viel op drie verschillende bronnen: de 19de-eeuwse persoonsregisters uit het archief van de Maatschappij van Weldadigheid, de gemeentelijke bevolkingsregisters van Veenhuizen en de Ommerschans (1830-1921) en alle signalementkaarten (1896-1901) uit het archief van de rijkswerkinrichtingen Veenhuizen en de Ommerschans. De signalementkaarten (met foto's) wilden we niet alleen als index, maar graag ook als afbeelding opnemen. De foto's van de bedelaars en landlopers spreken immers erg tot de verbeelding en de kaarten bevatten essentiële informatie, zoals de vermelding van de rechtbank waarvoor iemand veroordeeld was. Bovendien waarderen gebruikers van genealogische sites de mogelijkheid om een scan van het originele document te bekijken zeer. Op deze drie bronnen was in de een of andere vorm al een index aanwezig. Uit de persoonsregisters hebben vrijwilligers van de nog steeds bestaande Maatschappij van Weldadigheid afgelopen jaren informatie over de 'vrije' kolonisten ingevoerd. De gegevens kwamen beschikbaar in Kolorin, een database die bezoekers van het Drents Archief en museum De Koloniehof in Frederiksoord terplekke konden bekijken. Op de gemeentelijke bevolkingsregisters waren getypte indices aanwezig die - samen met de microfiches van de registers - in het Drents Archief in te zien waren. Er bestond eveneens een getypte index op de signalementkaarten. De kwaliteit van de afbeeldingen op microfiche was matig: de tekst is goed leesbaar maar de foto's komen allerbelabberdst over.
De digitalisering
Een belangrijk deel van de registers van de vrije koloniën was dus al digitaal aanwezig in Kolorin. De Maatschappij van Weldadigheid gaf toestemming tot publicatie op DrenLias onder voorwaarde van een banner met link naar het museum. De gegevens moesten nu worden omgezet in een digitaal formaat dat door DrenLias als input kon worden gebruikt. Daarna volgde nog een controleronde door enkele vrijwilligers van het Drents Archief.
Met de gemeentearchivaris van Noordenveld maakten we de afspraak dat de papieren index op de bevolkingsregisters gebruikt kon worden en ook de Maatschappij van Weldadigheid, die de index destijds had gesubsidieerd, ging akkoord. Voor de omzetting van de gegevens hebben we gebruik gemaakt van doorvoerscanning in combinatie met OCR-techniek.
Het converteren van de index op de signalementkaarten ging op dezelfde manier. De vraag was nu of het ook vóór 25 mei zou lukken om de 5.600 signalementkaarten te scannen en te koppelen aan de gegevens. Het bleek te kort dag om het scanwerk door vrijwilligers in het archief te laten doen, dus was uitbesteding de enige optie. Hiervoor stond echter geen bedrag begroot, maar vanwege de publiciteit rond de armenkoloniën en de aantrekkelijkheid van de bron zijn we toch tot digitalisering overgegaan. De kaarten zijn door MicroFormat Systems gedigitaliseerd tegen een gunstig tarief. Uiteindelijk waren de kaarten voor de deadline digitaal beschikbaar.
Tot slot hebben we een zoekschil ontwikkeld om binnen DrenLias in deze gegevens te kunnen zoeken.
Voor het bewaren van de gegevens is gekozen voor een pragmatische oplossing: de bestanden zijn op een extern geheugen gezet.
Risico's en resultaten
De plannen waren haalbaar, maar zou de database aan de verwachtingen van de onderzoeker voldoen? Niet alle bewoners van de armenkoloniën zitten immers in het bestand, en alleen van de signalementkaarten kwamen de afbeeldingen online. Bovendien zijn de vermeldingen uit de bevolkingsregisters vrij summier, terwijl dat voor de meeste andere bestanden in DrenLias niet geldt.
Een bezoek of inlichtingenvraag aan het archief is noodzakelijk om alle informatie te achterhalen.
Om een en ander voor de onderzoeker toe te lichten zijn er enkele vaak gestelde vragen met antwoorden bedacht die aan DrenLias zijn gelinkt.
Voor de landelijke publiciteit is veel werk verzet in samenwerking met het Gevangenismuseum (gevestigd in een van de voormalige armengestichten) en Suzanna Jansen en met advies van het Nationaal Archief. Dat heeft zijn vruchten afgeworpen. DrenLias trok in de eerst helft van het jaar vier keer zoveel bezoekers als in dezelfde periode vorig jaar, het aantal verzoeken om schriftelijke inlichtingen nam explosief toe en er brachten ook meer onderzoekers een bezoek aan het Drents Archief. De reacties op de database zijn bijna allemaal positief. Sommige mensen verwachten een naam in de database die er (nog) niet in staat. Dat behoeft dan enige toelichting, die we natuurlijk graag willen geven.
Om de bezoekersaantallen vast te houden moet DrenLias regelmatig van nieuwe gegevens worden voorzien. We werken aan een aanvulling met gegevens uit de inschrijvingsregisters van veroordeelde bedelaars en vrijwilligers in Veenhuizen en de Ommerschans (1822-1878). Hierop bestaat een getypte index die wordt omgezet voor DrenLias. Met deze aanvulling hebben we een redelijk goede dekking voor het vinden van personen in de 19de-eeuwse armenkolonies. Behalve bekendheid voor het Drents Archief en de database heeft het project ons waardevolle contacten opgeleverd, zoals met auteur/onderzoeker Wil Schackmann met wie we onze onderzoekshandleiding voor de Maatschappij van Weldadigheid gaan aanpassen.
De Drentse armenkoloniën
Op 1 april 1818 werd de Maatschappij van Weldadigheid opgericht, met als doel armlastige Nederlanders door boerenarbeid te verheffen. In datzelfde jaar werd op het landgoed Westerbeeksloot, gemeente Vledder, de kolonie Frederiksoord gesticht, later gevolgd door Willemsoord en Wilhelminaoord. In deze koloniën werden hoeves gebouwd waar geselecteerde gezinnen uit heel het land geplaatst werden. De Maatschappij verkreeg daarnaast het vruchtgebruik van de vesting Ommerschans, die in eerste instantie gebruikt werd om zich misdragende kolonisten op te sluiten.
Kort daarna werden de vrije koloniën aangevuld met onvrije koloniën, toen het bestuur van de Maatschappij contracten afsloot met de overheid voor de opvang van weeskinderen, landlopers en bedelaars. In de buurschap Veenhuizen, gemeente Norg, verrezen drie gestichten (Veenhuizen I, II en III), terwijl ook de Ommerschans inmiddels gebruikt werd voor de huisvesting van bedelaars. Veteranen en arbeidershuisgezinnen, uit eigen beweging gekomen, bewoonden de huizen aan de buitenzijde van de gestichten.
Toen de Maatschappij van Weldadigheid in 1859 financieel aan de grond zat, werden de gestichten (Veenhuizen I t/m III en de Ommerschans) overgenomen door het ministerie van Binnenlandse Zaken. Later, in 1875, nam het ministerie van Justitie het beheer over en werden de gestichten officieel Rijkswerkinrichtingen. Het (deels) vrijwillige karakter verdween, evenals de vrouwen, die werden overgeplaatst.
Vanaf de Eerste Wereldoorlog kreeg de status van penitentiaire inrichting langzamerhand de overhand. Veroordeelde smokkelaars en Belgische vluchtelingen waren de eerste vreemde bewoners, maar ook gevangenen met andere vergrijpen dan bedelarij en landloperij op hun kerfstok, werden in Veenhuizen geplaatst.